Les organismes de logement social doivent gérer des parcours très différents : relation locataire, impayés, commercialisation, accompagnement numérique, rendez-vous administratifs ou encore besoins de diagnostic à distance.

Mais ils font aussi face à une évolution forte des attentes des usagers. Les locataires et demandeurs utilisent au quotidien des services numériques dans lesquels la prise de rendez-vous est immédiate, simple et autonome. Cette expérience fluide est devenue une référence implicite, et elle influence désormais leurs attentes vis-à-vis des services publics et des bailleurs sociaux.

KaiR a été conçu à l’intersection de ces deux réalités : d’un côté, des organisations complexes avec plusieurs équipes, agences et niveaux de responsabilité ; de l’autre, des usagers qui attendent une expérience rapide, accessible et sans friction.

Le rendez-vous n’est donc pas traité comme un simple événement dans un agenda, mais comme une étape d’un parcours métier et d’une expérience utilisateur moderne, capable de concilier efficacité opérationnelle et exigence de service immédiat.

Un outil de réservation généraliste permet principalement de publier des disponibilités et de proposer des créneaux.

KaiR intègre cette fonction dans une plateforme plus large permettant de gérer plusieurs équipes, organiser les droits et responsabilités, suivre l’issue des rendez-vous, réattribuer les demandes, solliciter directement les publics et analyser l’activité.

Surtout, KaiR ne se limite pas à la planification : il combine nativement la prise de rendez-vous avec la visioconférence et la vidéoassistance, ce qui permet de réaliser les échanges à distance lorsque la présence physique n’est pas nécessaire ou pas possible, tout en conservant un suivi complet du parcours.

L’objectif est de permettre au bailleur de piloter ses parcours de rendez-vous, et pas uniquement son agenda.

KaiR permet aussi bien à un locataire de choisir un créneau disponible qu’au bailleur de l’inviter à prendre rendez-vous.

Les parcours peuvent être diffusés par différents canaux, notamment par email, SMS, lien web ou QR Code.

Des notifications et rappels peuvent ensuite accompagner le locataire jusqu’au rendez-vous afin de simplifier son parcours et de limiter les rendez-vous non honorés.

KaiR permet d’organiser les utilisateurs en fonction des équipes et des responsabilités de chacun.

Les managers et superviseurs disposent d’une vision de l’activité adaptée à leur périmètre et peuvent analyser les rendez-vous au travers de tableaux, statistiques et graphiques.

La plateforme permet également d’obtenir une vision consolidée de plusieurs équipes afin de suivre l’activité à l’échelle de l’organisation et d’identifier les évolutions ou les points d’amélioration.

Oui. KaiR permet de gérer l’ensemble des modalités d’échange avec les locataires : rendez-vous en présentiel, échanges par téléphone, rendez-vous en visio et vidéoassistance instantanée.

La visio peut être utilisée pour un rendez-vous programmé ou lorsqu’un échange visuel devient nécessaire au cours d’une interaction avec un locataire.

De la même manière, le téléphone peut être intégré dans les parcours de rendez-vous afin de compléter ou remplacer un échange physique ou visio selon le contexte.

L’accès à la visio se fait directement depuis un navigateur, sans imposer au locataire l’installation préalable d’une application dédiée.

Oui. KaiR s’intègre notamment avec Outlook afin de faciliter la gestion des disponibilités et des agendas des collaborateurs.

La solution dispose également d’une API permettant de connecter la gestion des rendez-vous avec d’autres applications et processus du système d’information.

L’objectif est de compléter l’environnement de travail existant plutôt que d’imposer aux équipes un outil isolé.

KaiR peut être utilisé dans de nombreux parcours nécessitant un échange organisé avec un locataire, un demandeur ou un prospect.

Les principaux cas d’usage concernent notamment la prévention des impayés et le pré-contentieux, la commercialisation et les visites, l’accompagnement numérique, la relation locataire ou encore les situations nécessitant une vidéoassistance.

Chaque organisme peut adapter les parcours, motifs de rendez-vous, équipes et modalités de suivi à sa propre organisation.